این روزها همگام‌سازی تقویم گوگل با اوت‌لوک مایکروسافت یکی از ضروریات مدیریت زمان و وظایف روزانه محسوب می‌شود.
یکی از ناامیدکننده‌ترین اتفاقات در حوزه‌ی نرم‌افزار، قطع امکان همگام‌سازی میان نرم‌افزار تقویم گوگل (Google Calendar) و تقویم اوت‌لوک مایکروسافت (Microsoft Outlook) بود. بسیاری از کاربران نیازمند انجام همگام‌سازی اطلاعات دو نرم‌افزار یادشده هستند.
طی سال‌های گذشته شرکت گوگل و مایکروسافت با رویکردهایی متفاوت، قصد ارائه‌ی قابلیت همگام‌سازی تقویم‌ها برای کاربردها و زبان‌های متفاوت داشته‌اند. ابتدا مایکروسافت تصمیم به استفاده نکردن از استاندارد همگام‌سازی تقویم اختصاصی CalDAV در نرم‌افزار اوت‌لوک یا دیگر نرم‌افزارهای موجود در سیستم عامل ویندوز گرفت. در قدم بعدی شرکت گوگل هم به‌جای بهره‌مندی از مجوز‌های Exchange ActiveSync، تصمیم به استفاده از راهکارهای دیگری در این زمینه گرفت تا به حضور ردموندی‌ها نیازی نباشد.
برای این‌که بتوان دوباره با استفاده از گوگل کلندر از خدمات تقویم و ایمیل شرکت مایکروسافت بهره برد، دو راهکار استفاده از نرم‌افزارهای همگام‌ساز جانبی و مراجعه به سایر خدمات ارائه‌دهنده‌ی تقویم پیشنهاد می‌شود. همراه بیست اسکریپت باشید تا ابزارهایی را در این زمینه معرفی کنیم و نحوه‌ی همگام‌سازی را شرح دهیم.
گوگل در ماه‌های پایانی سال ۲۰۱۲، سیستم سینک‌کننده EAS را معرفی کرد و در نهایت مایکروسافت تسلیم شد و تصمیم گرفت در به‌روزرسانی جدید ویندوزفون به تقویم گوگل و سینک مخاطبان اجازه بدهد تا به روشی که گوگل پشتیبانی می‌کند (CalDAV و CardDAV) سینک انجام شود. اما مشکل کجا است و چرا هم‌اکنون این همگام‌سازی انجام نمی‌شود؟
بدون تردید هر کدام از دو نرم‌افزار اوت‌لوک کلندر و گوگل کلندر، به‌تنهایی یک ابزار مدیریت پروژه‌ی هوشمند و کاملی است. بنابراین نباید در مورد قابلیت‌های هر کدام تردید کرد. اما چرا باید نرم‌افزارهای مایکروسافت اوت‌لوک و گوگل کلندر را همگام‌سازی کنیم؟ استفاده از دو تقویم مختلف می‌تواند سبب هدر رفتن زمان شود. با این حال موقعیت‌هایی وجود دارد که استفاده‌ی هم‌زمان از دو تقویم مجزا، فوق‌العاده ضروری است. موارد ذیل نمونه‌ای از موقعیت‌های خاص هستند.
- داشتن دو شغل متفاوت و بهره‌مندی از دو تقویم مجزا برای هر کدام
- استفاده از دو تقویم برای دو هدف جداگانه‌ی کاری و شخصی یا موارد دیگر
- مسافرت‌های متعدد و اعتماد داشتن به تقویم اوت‌لوک در دسکتاپ نسبت به تقویم گوگل در فضای وب که البته به‌صورت آفلاین هم عمل می‌کند.
- راه‌اندازی تقویم گوگل برای همکاری در یک کار ویژه و علاقه به مشاهده‌ی اطلاعات در اوت‌لوک
- احتمال علاقه‌مندی و وابستگی شدید به تقویم‌ها از لحاظ زمانی و ناتوانی در دوری از آن‌ها
- در مشغولیت‌های زندگی ممکن است که خواستار مشاهده‌ی رویدادها در هر دو تقویم باشید. می‌توان با همگام‌سازی آن‌ها به خواسته‌ی خود دست یافت. با استفاده از ابزارهای شخص سومی که در ادامه معرفی خواهیم کرد، می‌توانید به‌سادگی کمبود پلاگین رسمی را برطرف کنید.
جایگزین‌های همگام‌سازی برای تقویم گوگل
با استفاده از ابزارهای ذیل می‌توان اوت‌لوک و تقویم آن را سازمان‌دهی کرد و بهره‌وری کاری را با ادغام داده‌های آن با تقویم گوگل افزایش داد.
Calendar Sync
نرم‌افزار رایگان و پولی Calendar Sync با نسخه‌ی ۳.۹.۳ امکان همگام‌سازی یک‌طرفه را با هر دو نرم‌افزار اوت‌لوک و گوگل کلندر فراهم می‌کند. محدودیت همگام‌سازی یک‌طرفه در نسخه‌ی پولی نرم‌افزار یادشده حذف می‌شود. به‌علاوه، در نسخه‌ی رایگان کاربران برای همگام‌سازی قرارهای ملاقات و رویدادها با محدودیت ۳۰ روزه مواجه خواهند بود.
نسخه‌ی کامل نرم‌افزار با قیمت ۹.۹۹ دلار، امکان همگام‌سازی دوطرفه‌ی تمامی رویدادها و استفاده از محدوده‌ی تاریخی سفارشی را برای کاربران فراهم می‌کند. آزادی عمل برای استفاده از چندین نرم‌افزار تقویم و داشتن پروفایل‌های متعدد، از ویژگی‌های کاربردی نسخه‌ی کامل (Pro) نرم‌افزار کلندر سینک است. هر دو نسخه‌ی پولی و رایگان نرم‌افزار یادشده به‌صورت پرتابل قابل دسترس هستند. در ادامه می‌توانید ویژگی‌های کلیدی ابزار کلندر سینک رایگان را مشاهده کنید.
- انتخاب یک تقویم برای همگام‌سازی
- همگام‌سازی دسته‌بندی‌ها و رنگ‌بندی‌های اوت‌لوک با گوگل کلندر
- پشتیبانی همگام‌سازی یک‌طرفه از حذف رویدادهای دوگانه
- همتاسازی یادآور اوت‌لوک به یک یادآور فرعی در نرم‌افزار گوگل کلندر با عملیات همگام‌سازی
- خودکار کردن فرآیند همگام‌سازی در پس‌زمینه با محدوده‌ی زمانی پنج‌دقیقه‌ای یا تعیین یک زمان ثابت
- پشتیبانی از تأیید هویت دومرحله‌ای گوگل در صورت فعال بودن آن
- همگام‌سازی رویدادها و علامت‌گذاری آن‌ها به‌عنوان مورد شخصی
Outlook Google Calendar Sync
نرم‌افزار رایگان Outlook Google Calendar Sync با نسخه‌ی ۲.۵.۰ بتا، کاملا رایگان است و از همگام‌سازی دوطرفه پشتیبانی می‌کند که این ویژگی، اولین نرم‌افزار موجود در این فهرست را با چالش روبه‌رو می‌کند. کاربران می‌توانند این نرم‌افزار را در دو نسخه‌ی نصبی و پرتابل دانلود کنند. ابزار همگام‌سازی Outlook Google Calendar Sync با نسخه‌های ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۶ نرم‌افزار اوت‌لوک سازگار است و حتی از نسخه‌ی ۶۴ بیتی آن‌هم پشتیبانی می‌کند. کاربران می‌توانند تمامی گزینه‌ها و ویژگی‌های مربوط به یک رویداد خاص را از یک تقویم به نرم‌افزار تقویم دیگر منتقل کنند. به‌علاوه، رویدادها می‌توانند با یک موارد متناظر موجود در تقویم دیگر ادغام شوند و قبل از این‌که ابزار یادشده اقدام به حذف رویدادهای تکراری کند، بلافاصله کاربر با یک پیام فرعی آگاه خواهد شد.
ابزار همگام‌سازی تقویم یکی از برترین پیشنهادها برای کارشناسان مسائل خصوصی است. رویدادها می‌توانند به‌عنوان خصوصی علامت‌گذاری شوند. حتی در صورتی که کاربران نگرانی امنیتی داشته باشند، کلمات موجود در عنوان هم می‌توانند پنهان شوند. کاربران همچنین می‌توانند از طریق پروکسی وب از آن استفاده کنند. ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار Outlook Google Calendar Sync به شرح ذیل هستند:
- انتخاب ویژگی‌های رویداد برای همگام‌سازی
- پیکربندی زمان تکرار برای همگام‌سازی به‌روزرسانی‌های تقویم
- تعیین تاریخ سفارشی برای پوشش دادن تمامی رویدادهای گذشته و آینده
- همگام‌سازی تقویم پیش‌فرض یا انتخاب از دیگر تقویم‌های اوت‌لوک غیر پیش‌فرض
- پشتیبانی از خروجی گرفتن کامل CSV از تقویم
- همگام‌سازی موارد تکراری به‌صورت زنجیره‌ای
+ Calendar Sync
نسخه‌ی ۱.۴.۰ نرم‌افزار رایگان + Calendar Sync هم از همگام‌سازی دوطرفه‌ی ورودی‌ها از اوت‌لوک به گوگل کلندر و برعکس پشتیبانی می‌کند. طبق توضیحات توسعه‌دهنده، نرم‌افزار یادشده هنوز هم در حال توسعه و بهینه‌سازی بوده و ویژگی‌های پیشرفته‌ی بیشتری به آن افزوده خواهد شد. این نرم‌افزار از اوت‌لوک ۲۰۰۷، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ به‌طور کامل پشتیبانی می‌کند. در ادامه می‌توانید ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار کلندر سینک پلاس را مشاهده کنید.
- همگام‌سازی تقویم‌ها و وظایف چندگانه
- استفاده از فواصل زمانی دقیق برای همگام‌سازی در ساعات و دقایق مشخص
- تعیین تعداد روزهای مشخص در گذشته و آینده برای همگام‌سازی یا انتخاب یک بازه‌ی تاریخی
- همگام‌سازی شرح رویداد، شرکت‌کنندگان، یادآوری‌ها، در دسترس بودن و موارد دیگر
- ادغام ورودی‌های یک تقویم با تقویم دیگر
- انتخاب همگام‌سازی دستی یا خودکار
- بهره‌مندی از اتصال پراکسی
gSyncit
gSyncit در اصل یک نرم‌افزار پولی و محدود با قیمت ۱۹.۹۹ دلار است که اوت‌لوک مایکروسافت را با مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای سودمندی مانند تودلِدو، واندِرلیست، اِوِرنوت، دراپ‌باکس و سیمپل‌نوت همگام‌سازی می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزار، اقدام به همگام‌سازی تقویم حساب کاربری گوگل، مخاطب‌ها، وظایف و یادداشت‌های مربوط به آن بکنند.
نسخه‌ی آزمایشی نرم‌افزار جی‌سینکیت به همگام‌سازی با یکی از تقویم‌های گوگل و اوت‌لوک محدود شده است. همچنین کاربران فقط قادر به همگام‌سازی ۵۰ ورودی هستند و نمی‌توانند هیچ کدام از مخاطبان، یادداشت‌ها یا وظایف را همگام‌سازی کنند. به‌علاوه، در این نسخه همگام‌سازی خودکار غیر فعال شده است.
قابلیت‌های کلیدی:
- قابل دسترس در دو نسخه‌ی ۳۲ و ۶۴ بیتی
- همگام‌سازی رنگ‌بندی رویداد گوگل با دسته‌بندی‌های اوت‌لوک
- انتخاب گزینشی برای همگام‌سازی قرار ملاقات عمومی و خصوصی
- سفارشی‌سازی گزینه‌های همگام‌سازی به‌منظور کنترل چگونگی همگام‌سازی، دلیل آن و زمان انجام همگام‌سازی
- پشتیبانی از حساب کاربری چندگانه
G Suite Sync
اگر عضو یک گروه همکاری هستید، نرم‌افزار G Suite Sync را به‌عنوان یک ابزار ابری با بهره‌وری بالا، پیشنهاد می‌کنیم. این نرم‌افزار شامل جیمیل، داکس، درایو و کلندر است. نسخه‌ی تجاری این نرم‌افزار امکان تعامل با مایکروسافت اوت‌لوک و بهره‌مندی از گزینه‌های امنیتی اضافه مانند تصدیق هویت دومرحله‌ای و ورود انفرادی به حساب کاربری را برای کاربر فراهم می‌کند.
نرم‌افزار جی سوییت سینک برای اوت‌لوک یک پل بین هر دو ابزار گوگل و مایکروسافت است. این نرم‌افزار قبلا برای مایکروسافت اوت‌لوک، گوگل اپ سینک نامیده می‌شد. یک مقایسه‌ی دقیق درباره‌ی دو تقویم یادشده در صفحه‌ی پشتیبانی گوگل وجود دارد که برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به آن مراجعه کنید.
ویژگی‌های کلیدی:
- همگام کردن چندین تقویم از اوت‌لوک به گوگل کلندر
- دارای رویدادها، یادآورها، توضیحات، شرکت‌کنندگان در قرار ملاقات و مکان‌ها
- به اشتراک‌گذاری یک تقویم از گوگل کلندر با کاربران دیگر اوت‌لوک
- وضعیت مشغول یا آزادی که در هر دو تقویم همگام‌سازی شده است
Microsoft Flow
سرویس Microsoft Flow برای رقابت با IFTTT طراحی شده است. در سرویس یادشده مشابه با IFTTT، کاربر می‌تواند جریان کاری خودکاری ایجاد کند که دو یا چند خدمت آنلاین را به همدیگر مرتبط می‌کند. در حال حاضر ۱۵۱ کانال ارتباطی (Connector) برای خدمات آنلاین مختلف در این سرویس وجود دارد و یکی از آن‌ها پلی بین تقویم گوگل و تقویم اوت‌لوک است. تقویم اوت‌لوک در کانال ارتباطی Outlook.com قرار دارد.
کاربران می‌توانند از کانال ارتباطی تقویم گوگل با اوت‌لوک برای همگام‌سازی بین این دو ابزار بهره ببرند. همچنین می‌توان با استفاده از کانال ارتباطی تقویم Outlook.com به تقویم گوگل، رونوشتی از یک رویداد ایجادشده در تقویم اوت‌لوک را به تقویم گوگل منتقل کرد. ارتباط ابری از خدمات مایکروسافت فلو یک راهکار ساده برای همگام‌سازی تقویم‌ها در تمامی پلتفرم‌ها است. کاربران همچنین می‌توانند از نرم‌افزار اندروید این سرویس هم بهره ببرند.
همگام‌سازی با نرم‌افزارهای گوشی هوشمند
بهره‌مندی از این روش نیازمند ایجاد تغییر در عادات تقویمی کاربران است؛ اما درعین‌حال، ساده‌ترین راهکاری است که می‌توان در حین سفر از آن استفاده کرد. مشابه با بیشتر ابزارها و نرم‌افزارهای فناورانه‌ی این روزها، راهکار پیشنهادی در ۲۴ ساعت شبانه‌روز و هفت روز هفته در اختیار دارندگان گوشی هوشمند قرار دارد. این دست از کاربران می‌توانند یکی از سه راهکار ذیل را برای همگام‌سازی انتخاب کنند.
۱- استفاده از نرم‌افزارهای تقویم موبایل
هر دو سرویس مایکروسافت اوت‌لوک و گوگل کلندر دارای نرم‌افزار اختصاصی برای سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS هستند.
نصب نرم‌افزار هردو سرویس آسان است. به‌علاوه، با استفاده از اعلان‌های به‌موقع و برنامه‌ریزی هوشمندانه، کاربران قادر به پیکربندی هردو تقویم برای رویدادهای خاص خواهد بود.
شرکت مایکروسافت اخیرا از پشتیبانی از تقویم به اشتراک گذاشته‌شده برای کلاینت اوت‌لوک خود رونمایی کرد. هم‌اکنون مخاطبان شما می‌توانند به سالنامه‌های خاص اوت‌لوک دسترسی داشته باشند.
دانلود مایکروسافت اوت‌لوک: اندروید | iOS
دانلود گوگل کلندر: اندروید | iOS
۲- استفاده از نرم‌افزار تقویم آیفون
نرم‌افزار Calendar در گوشی آیفون و تبلت آیپد می‌تواند با گوگل کلندر و تقویم اوت‌لوک ترکیب شود و برای کاربر قابل مشاهده باشد. برای این منظور باید به مسیر Settings → Mail → Accounts → Add Account مراجعه و سرویس Google و Outlook.com را انتخاب کنید.
سپس باید با حساب کاربری خود وارد هردو سرویس آنلاین شوید تا اجازه‌ی همگام‌سازی صادر شود. هرگونه رویداد افزوده‌شده به هر کدام از تقویم‌ها، در نرم‌افزار کلندر آیفون شما قابل مشاهده خواهد بود.
۳- استفاده از اوت‌لوک در اندروید
نرم‌افزار مایکروسافت اوت‌لوک را از طریق فروشگاه نرم‌افزاری پلی استور گوگل دانلود و نصب کنید. این نرم‌افزار می‌تواند به خدمات آنلاینی مانند آفیس ۳۶۵، مایکروسافت اکسچنج، آیکلود، یاهو و جیمیل متصل شود. برای دسترسی به هر دو تقویم گوگل و مایکروسافت، باید با حساب کاربری جیمیل خود وارد نرم‌افزار شوید.
هر دو نرم‌افزار تقویم اوت‌لوک و گوگل از چندین سرویس آنلاین مختلف پشتیبانی می‌کنند؛ بنابراین با استفاده از آن‌ها می‌توان به‌سادگی در دو سرویس آنلاین مجزا اقدام به مدیریت ساده‌ی رویدادهای مختلف کرد.
کدام یک از تقویم‌ها را ترجیح می‌دهید؟ چگونه از دو نرم‌افزار تقویم مختلف استفاده و آن‌ها را همگام‌سازی می‌کنید؟ منتظر پاسخ شما در بخش دیدگاه بیست اسکریپت مگ هستیم.
